Ich möchte einen Online-Shop eröffnen, was habe ich zu beachten?

Business-Plan

Bevor Sie loslegen: Legen Sie sich vor allen anderen Schritten ein Zahlengerüst bzw. einen Business Plan zurecht. Die meisten Online-Abenteuer scheitern wegen unterschätzter Kosten und Komplexität des Online-Handels. Falls Sie dann überzeugter Start-Up Pionier sind, nachstehend ein paar "Ratschläge" und Hinweise, welche Ihnen den Start ins Online-Leben vielleicht etwas vereinfachen: 

Formale Anforderungen - Rechtsform

Ist ein HR-Eintrag meines Unternehmens notwendig?

Natürliche Personen, die ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben und während eines Jahres Roheinnahmen von mindestens CHF 100'000.00 (Jahresumsatz) erziehlen, sind verpflichtet, ihr Einzelunternehmen ins Handelsregister eintragen zu lassen. 


Welche Vorteile hat ein freiwilliger Handelsregistereintrag?

Wer ein Einzelunternehmen betreibt und nicht verpflichtet ist, sich ins Handelsregister einzutragen, kann sich freiwillig eintragen lassen. Auch ein Verein kann sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. 

Ein solcher freiwilliger Eintrag wird vorgenommen, weil

  • ein Geschäftspartner dies verlangt
  • so ein Firmenfahrzeug eingelöst werden kann
  • ein anderes Gesetz dies vorschreibt (Geldwäschereigesetz,...)
  • von bestimmten Lieferanten nur dann Rabatte gewährt werden
  • die Existenz des Unternehmens / Vereins jederzeit mittels eines amtlichen Dokuments (Handelsregisterauszug) nachgewiesen werden kann.

Vorgehen für einen Eintrag :

Wenden Sie sich für die Gründung an Ihr kantonales Handelsregister. Auf den verschiedenen Websiten finden Sie im Normalfall alle notwendigen Informationen zur Gründung. Eine Gründung einer Einzelfirma ist keine Hexerei und kann problemlos kostengünstig ohne Berater durchgeführt werden (siehe Bsp. Einzelfirma Kanton St. Gallen)!

Die Wahl der Rechtsform Einzelfirma, GmbH, AG oder andere ist hingegen eine gut zu überlegende Fragestellung, welcher sie im Vorfeld der Gründung Zeit einräumen sollten.

Registration Domain

Der direkteste Weg zu einer Domain: www.switch.ch. Registrieren Sie dort direkt und einfach ihre Website-Adresse(n). Sollten sie grosse Pläne haben, empfiehlt es sich eine Domain zu wählen und zu reservieren, welche auch international verfügbar ist.

Pflicht zur Buchführung

Es besteht eine grundsätzliche Pflicht über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Rechenschaft abzulegen (Art 957 OR). Unterschieden  wird dabei  zwischen Pflicht zur „Buchführung und Rechnungslegung“ und „Buch führen über die Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage“ – wobei selbst für Experten diese Unterscheidung nicht immer eindeutig scheint. 

Wir empfehlen allen Online-Shops eine freiwillige ordentliche Buchführung und Rechnungslegung. Warum? Online-Handel ist in 95 % der Fälle ein Geschäft mit vielen, vielen einzelnen Kleintransaktionen welche es effizient zu verarbeiten und überwachen gilt. Nur eine gut geführte und verständliche Buchhaltung hilft Ihnen Entscheide zu treffen und vorwärts zu kommen. Buchführung ist u.E. keine formale Pflicht sondern Teil der Kunst Online-Handel. Mangelhafte Buchführung oder fehlendes Verständnis für Zahlen ist gar nicht so selten Grund für das Scheitern von vielversprechenden Online-Shop-Ideen.

Die beste Online-Shop Software / ERP / Buchhaltung…

… gibt es nicht. Jede angebotene Software ist aufgrund der Ankündigung der Anbieter die Beste oder die Beliebteste. Nehmen Sie sich Zeit für die Evaluation der entsprechenden Produkte. Diese unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht – nicht nur im Preis. Folgende Seiten können Ihnen helfen eine Vorselektion zu treffen (Achtung: Auch diese "Beratungsseiten" wollen etwas verkaufen und deren Erwähnung ist kein Qualitätssiegel sondern dient zur ersten Übersicht):

Shopsoftware

ERP

Haben Sie ein paar Produkte ins Auge gefasst tun sie am besten folgendes: Suchen Sie sich einen Shopbetreiber auf (oder lassen Sie sich vom Softwar-Anbieter eine Referenz geben), welcher genau Ihr Produkt einsetzt und welcher Ihrer Idee vom Design, Prozessen etc. entspricht. Rufen Sie den Shopbetreiber an oder noch besser vereinbaren Sie einen Termin mit dem Shopbetreiber und lassen sich das Produkt im realen Leben zeigen. Sie bekommen so den besten Eindruck, ob das Produkt für Sie passt. Und glauben Sie mir: Fast jeder Shopbetreiber gibt gerne Auskunft, er fühlt sich ja auch ein wenig geschmeichelt…..

Impressumspflicht gemäss UWG Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe s  

 

Wir empfehlen auf jeder Seite unter dem Titel Impressum / Kontakt folgende Informationen zugänglich zu machen:

  • Firmenname
  • Adresse (Strasse, keine reine Postfachadresse)
  • PLZ Ort

  • Telefonnummer
  • Email-Adresse

  • Name der Ansprechperson
  • wenn vorhanden: Verweis auf Handelsregistereintrag oder UID Nummer

AGB

Grundsätzlich gilt: die AGB regeln das rechtliche „doing business“ und sind kein Marketinginstrument - aber eigentlich sind AGB gar nicht notwendig. Ohne AGB gelten einfach die dispositiven gesetzlichen Vorschriften von OR, UWG etc. Wir raten jedoch jedem Shopbetreiber AGB zu führen und zum Bestandteil der Transaktion zu machen - inhaltlich sollten Sie klare, einfachem, kurze und verständliche Aussagen zu folgenden Themen machen:

  1. Geltungsbereich: Verkäufer – Wer ist Verkäufer der Ware?
    Ist Ihr Unternehmen Verkäufer der Ware oder sind sie evtl. nur Vermittler und der Verkäufer ist ein Dritter Anbieter? 
  2. Vertragsschluss – Wann kommt der Vertrag zustande?
    Kommt ein Vertrag bereits mit der Bestellung des Konsumenten zustande oder soll die Bestellung selber noch keine vertragliche Verpflichtung darstellen sondern erst mit Zustellung der Ware erfolgen oder mit einer Bestätigung Ihrerseits?
  3. Rückgaberecht / Widerrufsrecht
    Räumen Sie dem Besteller ein Rückgaberecht ein? Wenn ja, für welche Produkte? Wie und in welcher Frist hat die Rückgabe zu erfolgen, welche Formalitäten sind dabei einzuhalten? Wer trägt die Kosten für die Rücksendung? Gibt es Ausnahmen von der Rückgabe (Lebensmittel, Medikamente, Hygiene, Elektroartikel, separate Beschaffung, customized etc.).
  4. Preisangaben und Versandkosten
    Wer trägt die Versandkosten? Wie hoch sind die Versandkosten? Was passiert bei einer Vollretoure mit den Versandkosten? Evtl. Ergänzung für Lieferungen ins Ausland, Einschreiben / Signature Zusatzkosten ab Betrag x, Versandkostenfrei ab effektivem Umsatz (nach Retouren) xy
  5. Lieferung - Liefergebiet
    In welche Länder wird geliefert? Wie, mit welche Dienstleistern und bis wohin wird angeliefert (in den Briefkasten, Haustüre oder bei Möbeln / Stückgut an die Bordsteinkante oder bis in die Wohnung)

    Lieferung - Lieferfristen
    Welche Lieferfristen resp. wie sind diese zu verstehen? Was passiert bei Nichteinhaltung der Lieferfrist (in Abhängigkeit von Paragraph 2)
  6. Zahlungsmodalitäten
    Welche Zahlungsmittel werden angeboten und was sind die Modalitäten der einzelnen Zahlungsmittel (Zahlungsfristen, wann wird eine Kreditkartentransaktion gebucht, Rückzahlung von Vorauszahlung bei Retouren etc.) Sind Ratenzahlungen möglich?
  7. Zahlungsverzug
    Was passiert wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt. Wie hoch sind Mahngebühren, was sind die einzelnen Fristen, zu welchem Zeitpunkt wird eine Betreibung eingeleitet. Werden Inkassounternehmen in den Prozess eingebunden, wenn ja welche (Namen)?
  8. Datenschutz im Bestellprozess
    Was passiert mit den Adressdaten im Bestellprozess. Machen Sie eine Bonitätsprüfung und werden Daten an Dritte zur Bearbeitung weitergegeben. Wollen Sie Adressen zu Werbezwecken an nahestehende Firmen im Rahmen des UWG weitergeben?
  9. Eigentumsvorbehalt
    Wahrscheinlich wollen Sie einen Eigentumsvorbehalt bis zur vollständigen Bezahlung der bestellten und gelieferten Artikel geltend machen und Ihr Eigentum vor Fremdzugriff infolge Verpfändung oder ähnlich verhindern,
  10. Gewährleistung / Garantien
    Wie wollen sie im Mängelfall die Gewähr leisten? Ersatzlieferung, Reparatur oder Kaufpreisminderung? Gewähren sie dem Kunden Garantien, welche über das Gesetz hinausgehen?

Die Gestaltung von AGB ist kein Kinderspiel und auch nicht ungefährlich, denn unlautere AGB können gerichtlich auch für ungültig erklärt werden. In diesem Bereich scheint es ratsam ein paar Franken in eine Beratung zu investieren und nicht einfach x beliebige AGB zu kopieren.

Zustellung

Die Zustellung entscheidet häufig über "Sieg oder Niederlage" in der Kundenbeziehung. Ob ein Paket mit der Schweizerischen Post, mit DHL oder DPD oder auf anderem Wege zugestellt wird ist häufig egal - sofern der Kunde das Paket so zugestellt erhält wie er es sich vorstellt. 

Schlecht verpackte Ware, billige Verpackung, unfreundliche Überbringer, überdimensionierte Schachteln mit unanständig viel Füllmaterial (wenn möglich kleine Zeitungsschnipsel, welche sich in der ganzen Wohnung verteilen), irgendwo freihstehend deponierte Ware und viele andere "no goes" bringen den Kunden auf die Palme. Das Schlimme dabei: er verbindet eine ungenügende Zustellleistung direkt mit Ihrem Unternehmen. 

Also: Es kommt nicht drauf an wer es zustellt, sondern wie man es zustellt. Und jede Reklamation von Kunden in Sachen Zustellung sollte bei Ihnen dokumentiert und mit den Dienstleistern besprochen werden. Kontinuierlich und andauernd. Nur so steigt die Zustellqualität weiter an. 

Track and Trace

Benutzen Sie die seit langem etablierten technischen Möglichkeiten um dauernd mit ihrem Kunden zu kommunizieren. Halten sie ihn auf dem Laufenden, wenn ein Paket verschickt wird. Wenn möglich senden sie ihm auch eine Zustellmeldung, denn falls mal irgendwo etwas doch nicht zugestellt oder falsch zugestellt wurde, wird es ihnen der Kunde umgehend zurückmelden und sie können reagieren.

Zahlungsmittel

Das am meisten verwendete Zahlungsmittel in der Schweiz ist... die Rechnung. Kunden würden am liebsten alles über Rechnung kaufen. Mit grossem Abstand folgen Kreditkarte / Paypal, Vorauskasse und Debitkarte. 

Für sie als Shopbetreiber ist es fast Pflicht den Kauf auf Rechnung anzubieten. Sie können hier den ganzen Prozess selber steuern (wir raten dringend zu einer Bonitätsprüfung) oder suchen sich einen Partner, der ihnen diesen Prozess als Dienstleistung abnimmt. 

Natürlich gehört auch die Kreditkarte ins Angebot eines jeden Händlers, PayPal, PostFinance Card oder Sofortüberweisung sind weitere schnell wachsende Zahlungsarten. 

Je mehr Zahlungsarten sie anbieten können, desto eher wird der Kunde bei Ihnen glücklich und bestellt. 

Preisbekanntgabe

Was viele Shopbetreiber nicht wissen oder schlicht ignorieren: Es gibt in der Schweiz eine Preisbekanntgabeverordnung, welche genau definiert, wie man Preise ausloben darf, was eine Aktion ist, wie lange diese Gültigkeit haben darf etc. 

Hier finden Sie eine Unterlage des SECO zum Thema und wir raten jedem Shopbetreiber diese Dokumentation zu studieren - es wird sie vor der einen oder anderen Überraschung bewahren. Und ja: Diese Verordnung gilt selbstverständlich auch für Online-Shops.

Wichtige Gesetze

Die Schweizer Gesetzgebung kennt kein eigentliches "Gesamtwerk" zum Thema Konsumentenrecht. Leider sind die Regeln mittlerweile über viele "Werke" verteilt. Die wesentlichen Bestandteile sind im OR geregelt aber auch andere Gesetze weisen Paragraphen aus, welche den Geschäftsverkehr zwischen Anbieter und Käufer regeln. Nachstehend eine nicht abschliessende Linksammlung

Online Handel im Ausland

Immer werden wir gefragt, wie das mit dem Online-Handel im Ausland funktioniert. In erster Linie sind für solche Transaktionen die Zoll- und MWST-Voraussetzungen zu erfüllen. Professionelle Dienstleister helfen ihnen dabei, alle Formvorschriften zu erfüllen. Nachstehendes kurzes Video zeigt Ihnen, was es aus Zoll- und MWST-Perspektive zu beachten gilt:

Link zum Video

Daneben müssen sie sich insbesondere im Verkauf an Privatpersonen an die im entsprechenden Zielland geltenden Gesetze halten – eine nicht zu unterschätzende Herausforderung, für welche wir ihnen den Kontakt zu professionellen Dienstleistern dringend empfehlen.